Zapytanie ofertowe dotyczące zapewnienia noclegu dla personelu firmy podczas targów PAX East 2017

 w Bez kategorii przez

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 4/2017

IMAGINATION S.C. Łukasz Kubiak, Bartosz Moskała składa zapytanie ofertowe dotyczące

Zapewnienia noclegu dla personelu na targi PAX East 2017

Zapytanie ofertowe dotyczy projektu „Wparcie IMGN w zakresie promocji wprowadzanych marek w obszarze gier komputerowych”. Projekt, realizowany przez IMAGINATION S.C. będzie współfinansowany ze środków Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych – Go to Brand.

POSTANOWIENIA OGÓLNE I WARUNKI UDZIAŁU

  1. Oferta musi mieć formę pisemną, zawierać podpis osoby wystawiającej ofertę i być sporządzona w języku polskim lub angielskim
  2. W ofercie należy podać cenę netto i brutto.
  3. Oferta musi zostać przedstawiona w złotych polskich (PLN) lud dolarach amerykańskich (USD) osobno dla każdej z pozycji wskazanej w zapytaniu ofertowym.
  4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
  5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
  6. W postępowaniu nie mogą brać udziału podmioty kapitałowo lub osobowo powiązane ze spółką IMAGINATION S.C. Łukasz Kubiak, Bartosz Moskała.

ZAMAWIAJĄCY I OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU Z OFERENTAMI

IMAGINATION S.C. Łukasz Kubiak, Bartosz Moskała

Ul. 1 Maja 15

43 – 300 Bielsko – Biała

NIP: 547 211 96 27

Zapytania dotyczące postępowania prosimy kierować do: Jakub Ryłko – jakub.rylko@imgn.pro

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegu na targi PAX East zgodnie z następującymi wytycznymi:

  1. Hotele muszą spełniać co najmniej standard 4 gwiazdkowy i być wyposażone w prywatne łazienki
  2. Lokalizacja hotelu powinna znajdować się w mieście Nowy Jork w dzielnicy Midtown
  3. Hotel powinien zapewniać śniadania dla wszystkich osób, przez cały okres pobytu
  4. Każdy pokój powinien mieć dostęp do internetu przez sieć WI-FI
  5. Terminy pobytu i zapotrzebowanie na pokoje jak niżej:
  • Od 4 Marca 2017 do 8 Marca 2017 – apartament dla 3 osób z pojedynczymi łóżkami dla każdej osoby i minimum 2 sypialniami. W razie braku takich apartamentów możliwy ekwiwalent w postaci pojedynczych pokoi dla każdej z osób
  • Od 6 Marca 2017 do 8 Marca 2017 pokoje dla 5 osób łącznie:

–  2 Apartamenty z 2 pojedynczymi łóżkami dla 2 osób

– 1 Apartament z 1 pojedynczym łóżkiem dla 1 osoby

W razie braku takich apartamentów możliwy ekwiwalent w postaci pojedynczych pokoi dla każdej z osób

  • Od 13 Marca 2017 do 14 Marca 2017 pokoje dla 4 osób łącznie:

– 4 pojedyncze pokoje dla 4 osób

TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Całość zamówienia powinna zostać zrealizowana do 14 Marca 2017

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW

Oferta musi zawierać:

  1. Nazwę oferenta,
  2. Adres oferenta,
  3. Numer telefonu oraz adres email,
  4. Termin związania ofertą (nie mniej niż 30 dni od złożenia oferty) oraz realizacji zamówienia,
  5. Datę sporządzenia,
  6. Numer zapytanie ofertowego,
  7. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi,
  8. Szczegółowy opis przedmiotu dostawy wraz z ceną poszczególnych pozycji wskazanych w opisie zamówienia,

Wykonawca może złożyć jedną ofertę w formie pisemnej lub elektronicznej, w języku polskim lub angielskim. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.

MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Miejsce złożenia ofert:

  • siedziba spółki
  • elektronicznie, na adres jakub.rylko@imgn.pro

Termin składania ofert upływa w dniu 9 lutego 2017 Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.

OCENA OFERT I KRYTERIA WYBORU

W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego dostawcę, zamawiający dokona oceny ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert:

  1. Kryteria formalne dotyczące poprawności złożenia oferty i zawarcia wszystkich niezbędnych informacji, przedstawionych w zapytaniu ofertowym.
  2. Kryteria wyboru, zgodnie z poniższym zestawieniem:
  • 80% cena, ocena punktowa: najniższa cena – 80 pkt, kolejne oferty – najniższa cena*80/cena danej oferty. Oferty złożone w USD zostaną przeliczone na PLN po średnim kursie NBP z dnia rozstrzygnięcia zapytania;
  • 20% termin płatności – najdłuższy – 20 pkt, kolejne oferty – najdłuższy termin*20/termin płatności dla danej oferty.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria. Jeśli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktacje, zamawiający spośród tych ofert wybierze tą ofertę, która posiada wcześniejszą datę wpłynięcia do zamawiającego.

INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi poprzez zamieszczenie informacji o wyborze wykonawcy na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (https://www.parp.gov.pl/) oraz stronie internetowej IMGN.PRO (www.imgn.pro). Jeżeli wybrany oferent uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą z pozostałych ofert.

REQUEST FOR A PROPOSAL NO. 4/2017

IMAGINATION S.C. Łukasz Kubiak, Bartosz Moskała present the following request for a proposal concerning

Accomodation for the personel for the PAX East 2017 fair

The request for a proposal concerns the project: “Support for IMGN in the scope of promotion of the brands marketed in the area of computer games”. The project, executed by IMAGINATION S.C. will be co-financed with the funds of the Smart Growth Operational Programme, Sub-measure 3.3.3 Support for SMEs in the promotion of Polish product brands – Go to Brand.

GENERAL PROVISIONS AND CONDITIONS OF PARTICIPATION

  1. The tender has to be in the written form, including the signature of the person issuing the tender, and has to be drafted in Polish or English.
  2. The tender should include net and gross prices.
  3. The tender has to be provided in Polish zloty (PLN) or in United States dollars (USD), separately for each item stated in the request for a proposal.
  4. The Employer does not allow division of the contract into lots.
  5. The Employer does not accept variants.
  6. Entities related by capital or person(s) with IMAGINATION S.C. Łukasz Kubiak, Bartosz Moskała may not take part in the proceedings.

THE EMPLOYER AND THE PERSONS AUTHORISED TO CONTACT BIDDERS

IMAGINATION S.C. Łukasz Kubiak, Bartosz Moskała

Ul. 1 Maja 15

43-300 Bielsko-Biała

NIP (Tax Identification Number): 547 211 96 27

Send the inquiries concerning this tender to: Jakub Ryłko – jakub.rylko@imgn.pro

THE DESCRIPTION OF THE OBJECT OF THE CONTRACT

The object of the inquiry is the accommodation for personnel of the company for the PAX East 2017 trade fair. The offer should meet following requirements:

  1. Hotel should have a rating of at least 4 stars, each room should have a private bathroom
  2. Hotel Should be located in New York, Midtown district of Manhattan
  3. Breakfast for each person for the entire duration of stay should be included
  4. Each room should offer wireless internet access
  5. Dates of stay and quantity of rooms and guests:
  • From 4th March 2017 to 8th March 2017 –  apartment for 3 guests with single beds for each person and minimum 2 bedrooms. If these requirements cannot be meet we accept 3 single rooms, one for each person.
  • From 6th March 2017 to 8th March 2017 rooms for 5 guests:

– 2 rooms with 2 single beds each

– 1 room with 1 single bed

If these requirements cannot be meet we accept  single rooms, one for each person.

  • From 13th March 2017 to 14 March 2017 rooms for 4 guests:

– 4 single rooms

THE TIME LIMIT FOR COMPLETION OF THE ORDER

The entire order should be completed by 13 March 2017

THE DESCRIPTION OF THE METHOD OF TENDER PREPARATION AND REQUIREMENTS FOR BIDDERS

The tender must include:

  1. The name of the bidder,
  2. The address of the bidder,
  3. The telephone number and email address,
  4. The binding period of the tender (not shorter than 30 days before the submission of the tender) and the date of completion of the order,
  5. The date of drafting,
  6. The number of the request for a proposal,
  7. The tender must be signed by person(s) authorised to act in legal trading on behalf of the bidder, and the signature must be legible or provided with personal stamps,
  8. The detailed description of the object of the contract along with the price of the individual items stated in the description of the order,

3The contractor may submit one tender in writing or in electronic form, in Polish or English. The bidder shall cover the costs related to the drafting of the tender.

THE PLACE AND DATE FOR SUBMITTING TENDERS

The place for submitting tenders:

  • The office of the company
  • In electronic form to rylko@imgn.pro

The time limit for submission of tenders is 9th February 2017. The tenders filed after the time limit shall not be considered.

ASSESSMENT OF TENDERS AND CRITERIA OF SELECTION

If tenders are submitted by more than one supplier, the employer shall assess the tenders against the following assessment criteria:

  1. The formal criteria related to correctness of submission of the tender and provision of all the necessary information presented in the request for a proposal.
  2. The selection criteria, pursuant to the following summary:
  • 80% price, assessment points: the lowest price – 80 points, further tenders – the lowest price*80/the price of the given tender. The tenders submitted in USD will be translated into PLN at the average NBP exchange rate as of the date of the request;
  • 20% the date of payment – the longest – 20 points, further offers – the longest date*20/the date of maturity for the given tender.

The Employer will select the best tender that achieves the highest number of points based on the agreed criteria. If the best tender cannot be selected due to the fact that two or more tenders have the same number of points, the Employer will select the tender from among them that was first submitted with the Employer.

THE INFORMATION RELATED TO THE SELECTED BEST TENDER

The Employer shall notify about the selection of the best tender by way of publishing the information about the selection of the contractor on the website of the Polish Agency for Enterprise Development (https://www.parp.gov.pl/) and on the IMGN.PRO (www.imgn.pro) website. If the selected bidder avoids concluding the contract, the Employer may select the best of the other tenders.